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O QUE É?
O mapeamento de processos é uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações. O objetivo do mapeamento de processos com fluxograma é fazer a análise inicial de um processo ou dos processos em uma empresa, para definir o estado atual do fluxo de tarefas e entender se estão de acordo com os objetivos do negócio e o planejamento estratégico definido pela alta gestão.
QUANDO FAZER?
O ideal é fazer esse trabalho quando sua empresa toma corpo e você sente que está perdendo o controle dos processos. Também é indicado fazer o mapeamento antes de implantar qualquer sistema em sua empresa, principalmente um sistema de gestão empresarial (ERP), pois, sem esse mapeamento a implantação tende a se tornar mais longa, gerar mais custo e não atingir os objetivos iniciais de automatizar processos.
BENEFÍCIOS
Um dos benefícios do mapeamento de processos é envolver todos em sua equipe neste processo específico e reunir o ponto de vista de cada pessoa sobre as atividades executadas. Ao mapear um processo e estudar todas as suas etapas, você terá a oportunidade perfeita para inspecionar cada uma dessas etapas e analisar a importância de cada uma delas. Este é mais um benefício do mapeamento de processos: ajuda a avaliar quais etapas são realmente necessárias, que geram valor, que estão apenas desperdiçando o tempo de todos e refinando tudo para otimizar a execução.
EM QUÊ CONTRIBUI?
Muitos problemas relacionados à produtividade em uma empresa estão diretamente ligados à forma como os processos são executados e seu grau de eficiência. Sendo assim, quanto menos estruturada uma atividade for — com muita burocracia, falhas e tempo perdido aguardando materiais e informações — mais nociva ela será para o negócio. Para que isso não aconteça, é fundamental utilizar técnicas e ferramentas de auxílio no gerenciamento de processos para a sua melhoria contínua, o que ocasionará no aumento da produtividade da organização.
Com o mapeamento de processos, é possível descrever toda a trajetória de cada atividade da empresa de maneira objetiva, transferir responsabilidades para cada etapa, calcular melhor os recursos, insumos e mão de obra necessários, conhecer os principais gargalos dos processos e demais situações que contribuem para otimizar o tempo de trabalho.
O MAPEAMENTO NA PRÁTICA
O mapeamento consiste em entrevistas com colaboradores chaves dos processos das áreas da empresa(financeira, comercial, administrativa, contábil, fiscal, etc.). A fluxogramação ou diagramação é o desenho dos processos levantados com o uso de softwares específicos (Visio, Bizagi, entre outros). A validação consiste na confirmação com os usuários chaves de cada desenho elaborado.
Conforme adotado universalmente um processo deverá ser visto como algo que tem INÍCIO, MEIO e FIM, ou seja, a sua comunicação deverá ser completa para que haja condições de análises pontuais. Caso haja necessidade de mais detalhamentos em um determinado fluxograma e/ou diagrama, deverão ocorrer conexões (relacionamentos) indicadas com simbologia própria. Os fluxogramas serão elaborados priorizando as atividades (não entrando em detalhes de tarefas).
Entre em contato conosco e vamos conversar sobre nosso serviço de mapeamento de processos.
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