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Entendimento dos conceitos que fazem parte da rotina de uma empresa
Entenda qual a diferença entre o conceito de atividade e de tarefa no cenário organizacional
A diferença entre tarefa e atividade no dia a dia de uma empresa
É bastante comum a confusão sobre os conceitos de atividade e de tarefa nas empresas. Nesse sentido, a execução das rotinas do dia a dia com excelência é fundamental para atingir o sucesso do negócio e, a fim de que isso aconteça, as atividades e as tarefas devem ser bem entendidas, documentadas e desempenhadas.
Mas, afinal, qual a diferença entre atividade e tarefa?
Neste artigo, nós iremos discorrer sobre o conceito de cada uma delas e, ao final, você saberá, de forma fácil, diferenciar uma da outra para aplicar isso na gestão do seu negócio.
Entendendo os conceitos a partir de um cenário real
Hoje em dia, é possível encontrar diferentes entre literaturas para tratar desses assuntos, porém também é possível considerar uma abordagem e um conceito bem definido a partir do mercado contábil.
Imagine um macroprocesso da área fiscal de uma empresa no qual é necessário gerar uma obrigação acessória para entregar à Receita Federal. Nessa operação, existem vários processos (EFD-Contribuição) que precisam ser executados para atingir o objetivo final e, em cada uma dessas bases, existem subprocessos (conferência, lançamentos, apuração, geração da obrigação acessória, envio da declaração etc.) que são classificados como atividade e tarefa.
Assim, o foco deste artigo é definir os conceitos de atividades e de tarefas, que são as partes menores e mais detalhadas da obrigação acessória.
O significado de tarefa
A tarefa é o conceito dado a uma sequência de passos/etapas predeterminados para realizar uma atividade. Em cada um desses passos, pode existir a necessidade de explicações detalhadas de “como fazer”, justificando a construção de procedimentos documentados.
É muito comum encontrarmos, nas empresas, manuais/procedimentos operacionais descritivos das rotinas executadas pelas diversas áreas. Cada empresa adota uma nomenclatura e um leiaute específico para se comunicar, e o importante é que estes documentos demonstrem, com clareza, a forma de se executar determinada tarefa.
A estrutura desses documentos devem conter, no mínimo, os requisitos abaixo:
- Introdução – que demonstra o macroprocesso, as entradas e as saídas do processo (SIPOC), o objetivo do documento, a frequência e as ferramentas utilizadas;
- Definições e acrônimos – descrevem o conceito de cada sigla utilizada no corpo do documento;
- Processos – objetivo de descrever detalhadamente e com utilização de “print” de telas das ferramentas utilizadas para a execução da rotina a fim de que o usuário consiga desempenhar sua atividade de forma autodidata;
- Anexos – são todos os documentos que serão consultados durante a execução da rotina. Não se deve incluir “print” de telas.
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A definição de tarefa
Esse conceito está relacionado a um conjunto de tarefas orientadas para um objetivo definido. Seu enfoque é “o que fazer” como pré-requisito indispensável para consecução do objetivo.
Se você perguntar a qualquer profissional – de qualquer condição hierárquica e de qualquer segmento – como é o seu processo de trabalho, embora ele possa não conhecer os conceitos de processos, de atividades e de tarefas, conseguirá responder a essa questão.
Isso acontece porque a resposta será uma lista de atividades, agregadas com informações complementares que maximizam a importância e a relevância de algumas delas, acompanhadas por descrições detalhadas dos pontos-chaves vistos como a “essência principal” do seu trabalho.
Para gerar mais qualidade na execução das suas rotinas, conte com o apoio especializado da ARVI
No trabalho de mapeamento de processos que a ARVI Consultoria se dedica a fazer, somente as atividades são mapeadas, independente do nome que cada profissional dê para isso, pois o fluxo de trabalho deve estar focado no sequenciamento das atividades inerentes à sua função, e não às tarefas.
Esta última deve ser objeto de estudo para a elaboração de procedimentos operacionais, que são as atribuições cotidianas das pessoas, descrevendo a forma como cada uma das atividades deve ser executada em seu nível mais minucioso possível.
Se a sua empresa ainda não possui os processos mapeados, a ARVI Consultoria poderá te ajudar com o nosso serviço de mapeamento dos processos de negócios. Com esse serviço, a sua equipe trabalhará com muito mais assertividade e, além disso, os processos serão realizados de forma adequada.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para entender a sua necessidade e para te ajudar a ter processos de acordo com a estratégia da empresa.
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