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Entenda como você pode automatizar processos da sua empresa com a utilização do seu sistema de gestão empresarial.
Toda empresa precisa otimizar os seus recursos. Todo empresário deseja economizar mais dinheiro para sobrar mais ao final de cada mês. E a maioria das empresas fornecedoras de ERP promete automatizar os processos da sua empresa quando lhe vendem a ferramenta.
Neste artigo, vamos trazer um pouco da nossa experiência na implantação de sistemas com foco em como automatizar processos com o uso do seu sistema de gestão.
Compartilhe este artigo com colegas que precisam saber mais sobre o assunto.
QUAIS PROCESSOS PODEM SER AUTOMATIZADOS?
A automatização de processos é a substituição do trabalho manual por sistêmico. Em outras palavras, é deixar de utilizar um humano para desempenhar uma determinada atividade por um robô (sistema). Muitos confundem e acham que a automatização é somente passar a fazer uma atividade em um ERP, não é isso!
Se um processo é repetitivo, está mapeado e documentado, esse processo pode ser automatizado. Porém, os ERP possuem limitações, e nem todo processo será controlado através do seu ERP. Por exemplo, são poucos os ERP que conseguem controlar de forma automática e plena as aplicações financeiras, normalmente esse controle é realizado por meio de planilhas e os lançamentos são feitos de forma manual no ERP. Pois, os cálculos são complexos e dependem de uma série de variáveis que se torna um desafio para os softwares do mercado. Porém, na venda do produto, as empresas dizem que controlam e calculam os rendimentos, IOF, IR, etc. Cuidado!
Por outro lado, um processo manual de emissão de nota fiscal pode ser facilmente automatizado com o uso de um ERP.
Então, neste caso, vai depender muito do sistema que você possui e da inteligência por trás dele. E é por isso que é muito importante realizar o mapeamento de processos, fluxogramando e documentando os seus processos, antes da implantação do ERP na sua empresa, para verificar quais serão os processos que poderão ser controlados pelo ERP.
COMO AUTOMATIZAR OS PROCESSOS MAPEADOS?
Como dito acima, um processo para ser automatizado precisa estar mapeado e documentado. O documento gerado para que um processo possa ser automatizado deve ser o mais detalhado possível, com o passo a passo de como aquela atividade é realizada e descrevendo como as tarefas são executadas para a conclusão da atividade. Normalmente, esse documento é chamado de POP (procedimento operacional padrão).
O POP é muito importante para o desenvolvedor da solução da automatização, para saber exatamente como o robô deve executar a rotina. Quanto mais detalhado o documento for, melhor para evitar erros no momento dos testes.
Para a automatização ser desenvolvida, a empresa fornecedora do ERP irá customizar a ferramenta para executar, de forma automática, a rotina desejada. Liberando um menu específico dentro do módulo onde a rotina se encaixe melhor.
AS VANTAGENS DA AUTOMATIZAÇÃO
São várias as vantagens que a empresa tem quando se automatiza um processo, os principais são o ganho de tempo na execução da rotina e a segurança que um robô fornece quando uma rotina é executada sem interferência humana, desde que o desenvolvimento seja bem-feito e validado.
Dentre outras vantagens que podemos destacar estão: (i) maior produtividade, acelerando a execução do processo e fazendo mais com menos recursos; (ii) redução de custos, quanto mais processos são automatizados, menos você gasta tempo de funcionários com a rotina, e pode aproveitar a mão-de-obra para fins mais analíticos do que operacional; (iii) maior confiabilidade nos dados, um robô irá seguir um script predeterminado, não sentirá sono, nem terá distrações, o que normalmente ocasiona em erros; (iv) centralização das rotinas em um único ambiente, fornecendo assim fácil acesso às informações.
É claro que existem várias outras vantagens, queremos trazer aqui algumas para você refletir e iniciar agora uma revisão dos seus processos e do seu ERP, verificando se o mesmo possui aderência para a automatização dos processos da sua empresa.
CONCLUSÃO
Como vimos, a automatização de processos com a utilização do ERP é muito interessante para qualquer empresa, traz diversos benefícios e deve ser utilizada pelas empresas, ainda mais hoje em dia, que a inteligência artificial está aí, disponível para todos nós e para nos ajudar nessa tarefa.
Conte com a ARVI Consultoria para realizar a revisão do seu sistema ERP e dos seus processos. Sua empresa poderá se beneficiar com a otimização dos recursos, análise do que precisa e poderá ser automatizado, segurança na execução das rotinas e mais produtividade.
Estamos prontos para ajudar você a aperfeiçoar seus processos e seu sistema ERP!
