Índice
Padronização das atividades realizadas na sua empresa: entenda como isso é possível
Você sabe da importância de padronizar as atividades da sua empresa e como fazer isso em seu negócio? Leia o artigo que preparamos e saiba!
Você já parou para pensar o quanto a sua empresa desperdiça dinheiro com a ausência de processos bem definidos?
Já aconteceu na sua empresa alguma punição (multas, processos, intimações) por erros cometidos na execução das atividades?
Muitas das vezes a explicação para esses casos é justamente o desconhecimento, por parte do funcionário, sobre como ele deve executar suas tarefas.
Se você deseja padronizar as atividades da sua empresa, precisa ler este artigo!
Antes da gente começar o nosso assunto, aproveite para acessar alguns artigos que vão auxiliar na gestão do seu negócio:
- Sistema de gestão: entenda como ele vai te ajudar a alcançar o seu sucesso
- Entenda a importância do orçamento empresarial como ferramenta de gestão
- O melhor caminho para fazer a automatização das tarefas da sua empresa
Os passos que você deve seguir para a padronização das atividades na sua empresa
1º Passo
Sem dúvida nenhuma, o 1º passo para a padronização das atividades na sua empresa é contar com uma empresa especializada para lhe ajudar nessa jornada.
Mas, caso você tenha na sua empresa alguém com conhecimentos em mapeamento de processos, poderá utilizar essa pessoa para executar o trabalho.
2º Passo
O segundo passo para padronizar as atividades adequadamente é o levantamento dos processos, subprocessos e atividades que serão mapeados durante o trabalho. A ideia aqui é fazer uma tabela contendo essas informações.
Esse passo é muito importante, pois é ele que vai determinar o escopo do projeto, ou seja, é ele que vai determinar o quanto de esforço será necessário para a conclusão do trabalho.
3º Passo
Agora é hora de preparar os questionários que serão utilizados nas entrevistas com os usuários chaves de cada processo levantado. Esse questionário é importante, pois orienta quem está realizando o trabalho a entender como cada atividade é realizada.
4º Passo
Nessa etapa é aplicado o questionário preparado. Ele também vai ajudar a padronizar as atividades em sua empresa.
É hora de obter as respostas para as perguntas, descrever o passo a passo de cada atividade, levantar quais são as ferramentas e sistemas utilizados durante a execução da atividade, quais áreas estão envolvidas, os gargalos, as entregas, etc.
Essa fase é crucial durante o projeto, já que é com base nela que o desenho do processo será elaborado. Quanto mais detalhes e clareza sobre o processo, melhor!
Ver essa foto no Instagram
5º Passo
Essa é a hora de desenhar os fluxos, ou seja, retratar graficamente a situação atual dos processos, além de identificar os gargalos de cada processo, essa parte é essencial para padronizar as atividades do seu negócio.
Nessa fase o responsável por executar o trabalho pode vir a ter dúvidas e não há problema nenhum em consultar novamente o usuário chave do processo para sanar as dúvidas e validar entendimentos.
Existem várias ferramentas no mercado para desenhar processos e ajudar você a padronizar as atividades. Nós da ARVI gostamos muito de utilizar o Visio, da Microsoft, pois ele é muito rico no quesito gráfico.
6º Passo
É chegado o momento de validar os fluxos. Nessa etapa, os fluxos desenhados são apresentados aos usuários chave dos processos e para seus superiores. A intenção aqui é validar se o desenho representa, de fato, o processo mapeado.
É normal os usuários solicitarem correções no desenho e é para isso que serve essa etapa!
Ao final da validação, é indicado solicitar uma aprovação formal dos usuários e superiores.
7º Passo
Nesta etapa, dependendo do escopo do trabalhado, é hora de desenhar os fluxos com a visão de como deveriam ser realizados, ou seja, redesenhar cada processo eliminando os gargalos e sugerindo melhorias para que sejam realizados de maneira mais eficiente.
8º Passo
O último passo desse trabalho é a impressão (de boa qualidade) dos fluxos e entrega à empresa. O objetivo dessa etapa é entregar todos os desenhos elaborados, encadernados, e organizados para que a empresa disponibilize para as áreas correspondentes.
O vídeo abaixo ajudará você entender mais detalhes sobre a padronizar as atividades da sua empresa:
Manutenção dos processos mapeados
Indicamos para todas as empresas que fazem um mapeamento de processos a contratação de um profissional para manter atualizados os fluxos desenhados.
Caso a empresa não queira contratar alguém, poderá nomear um funcionário como responsável por essa tarefa.
É importante alguém ficar como responsável por manter os fluxos atualizados, pois a empresa é um organismo vivo e sofre mudanças constantes.
Um processo pode ser modificado da noite para o dia e o desenho deixar de fazer sentido. Por isso é importante contar com alguém que faça esse trabalho.
Não cometa o erro de muitas empresas: arquivar os desenhos e esquecê-los!
ARVI: com a gente, padronizar as atividades da sua empresa é muito mais fácil!
Agora você já sabe o passo a passo para padronizar as atividades da sua empresa e a importância de manter os fluxos sempre atualizados.
Você sabia que a ARVI Consultoria realiza esse trabalho de mapeamento de processos?
Nós temos ajudado as empresas a padronizarem seus processos e caso você tenha interesse em conhecer mais sobre esse serviço basta clicar aqui.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para entender a sua necessidade e lhe ajudar a ter os processos da sua empresa padronizados.
#mapeamentodeprocessos #padronizacaodeprocessos #automatizacaodeprocessos #padronizaçãodeprocessos #gerenciamentodeprocessos #gerenciamentodeprocessodenegócios #gerenciamentodetarefas #automatizaçãodeprocessos #ARVIConsultoria
Preciso de suporte para otimizar minha gestão!
