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Uma gestão financeira eficiente na sua clínica eleva o nível de controle e dá segurança para você tomar decisões.
Muitos médicos utilizam o sistema GestãoDS em suas clínicas, porém poucos conseguem fazer a gestão financeira no sistema. Seja porque não sabem como fazer, não possuem tempo para fazer, ou não tem equipe para fazer isso.
Outros médicos acabam partindo para planilhas de controle para fazer a gestão financeira, e outros acabam acionando o esposo ou a esposa para ajudar com isso, nos finais de semana ou à noite. E utilizam o sistema somente para o atendimento dos pacientes, uma pena!
Neste artigo vamos demonstrar como fazer uma gestão financeira eficiente utilizando o sistema GestãoDS.
Aproveite para compartilhar este artigo com colegas da área médica que precisam saber sobre o assunto.
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PRIMEIRA ETAPA – CADASTROS
Partindo do pressuposto que você já recebeu treinamento de como utilizar o sistema e conhece a estrutura do mesmo, a primeira etapa para utilizar o sistema GestãoDS com eficiência, é realizar os cadastros básicos do sistema para utilizar o módulo financeiro.
Esses cadastros são:
- Plano de categorias
- Cadastro de caixas (contas financeiras)
- Métodos de pagamento
- Quantidade de parcelas
- Cadastro de serviços (atenção para o CNAE)
- Cadastro de produtos (estoque)
É importante pensar na estrutura das tabelas de cadastro antes de iniciar esse processo, pois, isso irá interferir diretamente nos relatórios do sistema. Sempre se pergunte de como você deseja visualizar os relatórios ao final do mês. Como você acha que deveria aparecer as categorias para você? Quais categorias de pagamento são fundamentais na sua clínica? Trabalha com cartões? Como vai conciliar as vendas e recebimentos deles?
Outro cadastro que exige muita atenção é o de serviços, existem campos neste cadastro que influenciam no momento da emissão de nota fiscal para o paciente, caso você não se sinta seguro para realizá-lo, procure apoio. E não esqueça de emitir suas notas fiscais pelo sistema.
Tudo isso precisa ser bem definido antes de realizar o cadastro. Aqui na ARVI Consultoria procuramos detalhar o máximo nossos cadastros, dentro da realidade de cada cliente, para que possamos trabalhar os dados do sistema para elaborar apresentação de resultados e relatórios para tomada de decisão, e um cadastro mal feito, será percebido pelo cliente quando formos apresentar os números.
SEGUNDA ETAPA – SALDOS INICIAIS
Antes de utilizar o módulo financeiro, é necessário implantar os saldos iniciais no sistema, principalmente dos caixas (contas financeiras), conforme os saldos das suas disponibilidades na data escolhida.
Outro cadastro muito importante que precisa ter atenção é com o contas a pagar da empresa que é recorrente. Importante criar os registros iniciais lançando as despesas recorrentes com os valores aproximados, para que mensalmente você possa baixar os pagamentos e realizar a conciliação bancária.
Também é necessário verificar se há valores a receber de pacientes que porventura não estejam lançados no financeiro, assim como parcelas de cartão de crédito.
TERCEIRA ETAPA – LANÇAMENTOS
Chegou a hora de meter a mão na massa! É hora de realizar as movimentações financeiras no sistema para refletir o seu movimento bancário e de caixa (se ainda utilizar dinheiro na empresa).
O módulo financeiro é alimentado com movimentações de receitas, despesas e transferências entre contas.
As receitas são oriundas da tela da agenda, tela de atendimento, tela de serviços ou lançada de forma manual mesmo, através da tela de transações. As despesas também são incluídas através da tela de transações.
Após a realização dos lançamentos no sistema, é preciso realizar a conciliação bancária destes, fazendo um cruzamento das movimentações ocorridas nos extratos bancários versus os ocorridos no sistema GestãoDS. Normalmente, este trabalho é realizado no dia seguinte ao da movimentação, para bater os saldos e lançar possíveis valores divergentes. Também é necessário conferir se o total de dinheiro físico está de acordo com o que consta no sistema.
QUARTA ETAPA – INFORMAÇÕES GERENCIAIS
A última etapa para ter uma gestão eficiente com o uso do sistema GestãoDS é a de extrair informações valiosas para a tomada de decisão na sua clínica. Esta etapa é onde o dono consegue enxergar:
- Se a clínica gerou lucro ou prejuízo no período;
- Se o faturamento atingiu a meta definida;
- Quais foram os serviços que mais foram comercializados no período;
- Qual foi o ticket médio geral e por serviço no período;
- Se terá caixa para pagar as despesas do próximo mês;
- Analisar a DRE;
- Analisar o Fluxo de Caixa;
- Decidir se irá investir em um aparelho novo para a clínica ou se vai aguardar mais um pouco;
- Quais foram os principais gastos do período e se precisa economizar em algum item.
Estes são algumas informações que você terá disponível com a utilização do módulo financeiro e com a extração de dados do sistema para montar algumas visões, as informações produzidas irão depender diretamente do conhecimento de quem está manuseando-as.
Portanto, você médico, empresário, poderá tomar decisões assertivas com base nos números da sua empresa, sem depender de chutes, e de achismos.
CONCLUSÃO
Como vimos, a utilização do sistema GestãoDS traz muitos benefícios para a sua clínica, é claro que como qualquer outro sistema ele possui algumas limitações, mas se bem parametrizado e com os cadastros realizados de forma inteligente, dá para aproveitar bastante as informações para realizar uma gestão eficiente da empresa.
Sabemos que os médicos não foram preparados para manusear sistemas financeiros, e é por isso que eles precisam de ajuda para realizar essa tarefa.
Por esse motivo, a ARVI Consultoria existe, para ser um parceiro para os médicos usufruírem de uma gestão eficiente, utilizando as melhores práticas do mercado financeiro, agregando valor ao negócio do nosso cliente, com inteligência.
