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Aprenda como parametrizar o sistema de gestão utilizado na sua clínica médica
Deseja ter mais assertividade e otimização de tempo no controle e na gestão de sua clínica médica? Então descubra a seguir como parametrizar o seu sistema de gestão!
Administrar uma clínica médica é desafiador, uma vez que não existe um modelo de gestão único para esse segmento.
É bastante comum encontrarmos clínicas médicas que alugam salas para profissionais que não possuem estrutura própria ou que possuem, no seu corpo clínico, alguns médicos que não fazem parte do contrato social, porém atendem os pacientes da clínica.
Logo, o controle que se deve ter para, ao final de cada período, cobrar ou repassar recursos financeiros, é crucial.
Sem falar nos controles básicos que se deve ter no dia a dia da clínica, como, por exemplo: estoque, contas a pagar, contas a receber de convênios, contas a receber de cartões, folha de pagamento, entre outros.
E, normalmente, para controlar cada necessidade, o gestor acaba recorrendo a planilhas de Excel, não é verdade?
Mas e o seu sistema de gestão? Ele não poderia ser utilizado para controlar tudo isso? Ah, ele não está parametrizado corretamente para lhe dar as informações necessárias?
É neste ponto que queremos trazer uma reflexão para você, gestor de uma clínica médica. O seu sistema de gestão atual deve ser utilizado de forma estratégica para controlar essa parte administrativa e financeira da sua empresa!
Leia nosso artigo e entenda como isso é possível!
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Como parametrizar o seu sistema de gestão
Antes de mais nada, gostaríamos de lhe dizer que é perfeitamente possível que o seu sistema de gestão atual possua várias funcionalidades que você desconhece. E vamos além, ele talvez possa substituir quase todos os controles que hoje você realiza em Excel.
Mas como isso pode ser possível? É bem comum os usuários só utilizarem o básico do sistema de gestão e não irem além, pesquisando mais sobre as suas funcionalidades. E aqui vai a resposta para a pergunta feita: os usuários não vão além do básico e acabam sofrendo com controles manuais!
Siga os passos abaixo para tirar mais proveito do seu sistema de gestão atual e, se tiver dúvidas, contate a ARVI Consultoria para lhe assessorar.
a) Estude o seu sistema de gestão
É a primeira coisa a ser feita! Você precisa saber exatamente o que o seu sistema de gestão oferece de recursos, ou seja, saber até onde ele consegue lhe ajudar a eliminar os controles manuais.
Além do benefício de parar de utilizar controles manuais (risco de erros e perda de dados), você terá segurança no armazenamento das informações e poderá extrair informações de um único local.
b) Entenda como o seu sistema está parametrizado
Falar de parâmetros do sistema é muito genérico, então vamos dar um exemplo bem específico.
Imagine que você precise realizar repasses de valores para determinados médicos de acordo com um percentual estabelecido sobre o valor das consultas ou procedimentos realizados diariamente na sua clínica.
E, além disso, dependendo da forma de pagamento que o cliente escolher, você irá descontar o valor da taxa de cartão e dos tributos incidentes sobre a nota fiscal emitida.
Para isso, você utiliza uma planilha de controle e periodicamente realiza o levantamento da produção do profissional, elaborando os cálculos para fazer o pagamento.
E se o seu sistema de gestão atual pudesse fazer isso tudo para você, através de fórmulas elaboradas de acordo com a sua necessidade? E se, ao final de cada período, lhe fornecesse um relatório detalhado de toda a produção do médico e o valor exato a ser repassado para ele?
Como bônus, já pensou se o seu sistema já gerasse um contas a pagar no seu financeiro para você visualizar isso no seu fluxo de caixa e não deixá-lo esquecer de realizar o repasse? Você gostaria de um sistema assim?
Isso não é piada nem mágica! Vários sistemas já realizam esse controle de forma eficaz. Logo, basta um pouco de conhecimento para realizar os parâmetros corretos e você usufruir deste benefício.
c) Emissão de notas fiscais
Você ainda realiza o faturamento para os seus pacientes através do Emissor de Nota Fiscal Eletrônica gratuito? Ou utiliza algum outro sistema específico para tal tarefa?
É bom você dar uma olhada se o seu sistema de gestão atual emite nota fiscal, pois a grande maioria dos sistemas atuais do mercado já possui essa funcionalidade.
Isso vai lhe ajudar a economizar muito tempo nesse processo, já que, com uma simples ação de apertar um botão do sistema, sua nota fiscal já estará emitida!
d) Gestão do contas a receber e a pagar
Como é que você tem feito a gestão do seu fluxo de caixa? Ah, ainda não possui um né? Verdade!
Mas, e aquela planilha financeira que é preenchida diariamente para análise das entradas e saídas de dinheiro? Tem gastado muito tempo com o preenchimento dela? E como você lida com os erros de fórmulas e erros de digitação na planilha?
Sabemos como é frustrante para o gestor realizar um trabalho manual e ainda ser cobrado pelos erros cometidos.
Quase cem por cento dos sistemas de gestão possuem algum controle financeiro. Se for um controle básico, ele lhe permitirá ter a visão do que a clínica tem a pagar e receber em períodos específicos, talvez não tenha a visão do fluxo de caixa, mas alguma visão ele dará.
Então, explore o sistema ao máximo para utilizar suas funcionalidades financeiras e lhe ajudar com essa parte tão sensível da clínica!
Conte com a ARVI Consultoria na sua clínica médica e melhore os processos
A ARVI Consultoria possui expertise na implantação de sistemas, atuando como um apoio para a clínica nessa fase tão crítica.
Também temos ajudado empresas na escolha do software que seja o mais adequado para a realidade da empresa e na revisão dos parâmetros do sistema, para aquelas empresas que já possuem o sistema implantado, mas que sofrem com informações imprecisas e relatórios que não dizem nada.
Esse tipo de trabalho que desenvolvemos para as clínicas médicas evita retrabalho, principalmente no caso de atualização de informações ou alimentação de dados que deveriam, mas não foram inseridos no sistema anteriormente.
A outra vantagem desse trabalho é que os colaboradores da clínica podem acompanhar o serviço da consultoria e absorver bastante conhecimento sobre os processos que são realizados no sistema, além das configurações para que determinado processo seja realizado da forma correta.
Além disso, temos expertise em outras áreas de negócios que podem fazer bastante sentido para você, como melhoria de processos e consultoria na parte contábil e tributária.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para entender a sua necessidade e lhe ajudar a ter uma gestão eficiente da sua clínica médica.
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