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Entenda como utilizar o módulo Gerenciamento Financeiro do sistema Unilab da maneira correta
Com o suporte correto, utilizar o Módulo Gerenciamento Financeiro do sistema Unilab pode ser mais fácil do que você imagina. Entenda!
Muitos laboratórios de análises clínicas possuem o sistema Unilab, porém ainda não implantaram o módulo Gerenciamento Financeiro, logo sofrem bastante com a gestão financeira da empresa.
Se você também está nesse grupo, este artigo é para você!
E se você já possui o módulo instalado, contudo não o utiliza da maneira correta, leia nosso artigo, pois vai ajudá-lo a organizar, de uma vez por todas, a gestão financeira do seu laboratório!
Compartilhe este artigo com outros gestores de laboratórios de análises clínicas, pode ser útil para eles também!
O segredo está nas tabelas do módulo!
Cada módulo do Unilab possui tabelas que são utilizadas no momento em que você está trabalhando no dia a dia da empresa, como, por exemplo: Empresa, Plano de Contas, Centro de Custos, Clientes, Fornecedores, Configurador de DRE, entre outras.
Agora reflita, se você deseja ter relatórios que demonstrem exatamente quais são os custos fixos do seu laboratório, é essencial que você separe, no Plano de Contas, quais são as contas em dois grandes grupos: Custos Fixos e Custos Variáveis. Dou um bom exemplo:
| CLASSIF. | SIGLA | CÓDIGO | NOME DA CONTA | CONFIG. DRE | SIGLA |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.00.0000 | CUSTOS E DESPESAS | ||
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0000 | CUSTOS DOS SERVICOS PRESTADOS | ||
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0001 | MATERIAIS PARA COLETA | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0002 | REAGENTES | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0003 | REAGENTES COVID-19 | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0004 | MATERIAIS PARA EXAMES | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0005 | SERVICOS DE ASSISTENCIA TECNICA | CUSTOS SERV. PREST. – CF | CSP-CF |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0006 | ANUIDADES DE CONSELHOS | CUSTOS SERV. PREST. – CF | CSP-CF |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0007 | CERTIFICACOES – AREA TECNICA | CUSTOS SERV. PREST. – CF | CSP-CF |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0008 | SERVICO DE COLETA DE RESIDUOS | CUSTOS SERV. PREST. – CF | CSP-CF |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0009 | REPASSES PARA CLINICAS | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0010 | SERVICOS LABORATORIAIS E TOXICOLOGICOS | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
| Receita | RP – RECEITA PADRÃO | 04.01.0011 | COMISSOES PARA MEDICOS | CUSTOS SERV. PREST. – CV | CSP-CV |
Veja a mágica acontecer: o sistema possui uma tabela que poucos utilizam, chamada Configurador de DRE, por meio da qual você pode agrupar contas para utilizar na emissão do relatório Demonstrativo de Resultados (Competência).
Assim, você consegue emitir relatórios facilmente que respondam à sua pergunta: quanto estou gastando com custo fixo no meu laboratório?
É assim que a ARVI Consultoria trabalha, analisando as possibilidades do seu sistema de gestão e o parametrizando de acordo com as suas necessidades.
Agora que você já sabe que o segredo do sistema Unilab está no cadastro das tabelas do sistema, não deixe de observar como o seu módulo Gerenciador Financeiro está parametrizado. Ou, se o seu laboratório ainda não possui esse módulo parametrizado, não deixe de contratar uma consultoria que entende das suas necessidades para apoiá-lo na execução do trabalho de implantação.
Entenda melhor sobre a importância de uma consultoria, acessando o link abaixo:
Veja também:
- Como usar a tecnologia para aumento de vendas no seu laboratório de análises clínicas?
- Laboratório de Análises Clínicas – Formas de Financiar o Crescimento
A importância das contas a pagar e das contas a receber
O dia a dia da equipe financeira do laboratório é muito corrido e não dá tempo para pensar nas melhorias que poderiam ser implementadas nas rotinas que são executadas diariamente, não é verdade?
É bastante comum, em nosso processo de consultoria, encontrarmos lançamentos de contas a pagar e de contas a receber realizados em contas genéricas do plano de contas da empresa, aquele tipo de lançamento que não diz nada, normalmente nas contas “outras despesas” e “outras receitas”.
Tome cuidado com esse tipo de procedimento na sua empresa, pois, caso você sofra com essa realidade, os seus relatórios dificilmente irão dizer alguma coisa sobre a situação financeira do seu laboratório!
É de suma importância o input correto das contas da empresa no sistema, porque é através das informações preenchidas nesse momento que os relatórios serão alimentados.
Essas informações são campos importantíssimos, como, por exemplo: número do documento, cliente/fornecedor, descrição, competência, rateio por plano de contas, rateio por centro de custos, rateio por posto de coleta, observação, entre outros.
Viu como é importante você manter um padrão de qualidade nas informações que transitam no seu sistema de gestão do laboratório?
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Fechamento de caixa
O processo de fechamento de caixa é muito importante para os laboratórios de análises clínicas, ainda mais para aqueles que possuem muitos postos de coleta espalhados pela cidade ou estado, visto que é um processo extremamente sensível e que pode gerar muitas diferenças se não for bem-feito.
O Unilab possui, no seu módulo Gerenciador Financeiro, essa funcionalidade, a qual você deve utilizar diariamente para garantir que todo o valor (dinheiro ou cartão) recebido pelos caixas dos postos de coleta foi devidamente conferido e transferidos para a matriz.
Conciliação bancária
Outro processo muito importante para o seu laboratório é o da conciliação bancária. Ele assegura que toda movimentação que ocorreu nos caixas ou bancos da empresa foi devidamente lançada no sistema. É uma rotina que deve ser realizada diariamente pela equipe financeira.
Se você é gestor de um laboratório de análises clínicas, exija que esse processo seja executado na sua empresa, tenha garantia de que tudo que foi movimentado pela empresa foi lançado no sistema.
Relatórios
Os relatórios financeiros do sistema Unilab podem ser utilizados para demonstrar as seguintes informações:
- Faturamento mensal (do laboratório ou por postos de coleta);
- Nível dos custos fixos e variáveis;
- Margem de contribuição;
- Lucro operacional ou lucro líquido;
- Posição das contas a receber e das contas a pagar;
- Extrato bancário ou do caixa;
- Histórico de compras;
- Consumo por centro de custos.
Veja que, com essa gama de relatórios, você pode obter muitas informações do sistema para lhe ajudar a tomar as melhores decisões.
É claro que você não vai conseguir relatórios mais elaborados, ou a nível contábil, mas o básico necessário estará disponível com a utilização correta do módulo Gerenciador Financeiro do Unilab.
Porém, lembre-se, para que os relatórios apresentem informações úteis, o input dos dados no sistema deve ser feito com qualidade!
Consultoria para laboratórios de análises clínicas
A ARVI Consultoria pode ajudar você, gestor, na melhoria dos processos do seu laboratório de análises clínicas com a utilização do sistema Unilab, pois sabemos que a falta de tempo e de conhecimento mais aprofundado na área financeira é o motivo pelo qual você não consegue implantar as melhorias que gostaria.
Além disso, temos expertise em outras áreas de negócios que podem fazer bastante sentido para você, como melhoria de processos e consultoria na parte contábil.
Entre em contato conosco. Estamos à disposição para entender a sua necessidade e para lhe ajudar a ter uma gestão eficiente do seu laboratório.
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