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Saiba como reduzir os gastos do seu laboratório de análises clínicas
Reduzir os gastos em laboratórios é uma preocupação que ajuda não apenas no aumento dos lucros; muitas vezes, é essencial para garantir a continuidade da sua empresa. No artigo de hoje, vamos conversar sobre como fazer isso em seu laboratório de análises clínicas.
Já passou pela sua cabeça que os processos realizados no seu laboratório de análises clínicas podem estar defasados ou ineficientes?
Você acha que algumas atividades que são realizadas poderiam ser otimizadas para economizar tempo e para ter mais qualidade?
Sua equipe comete muitos erros e isso gera custo para o laboratório?
Seu estoque é mal administrado e isso reflete em compras de materiais sem planejamento?
Saiba que você não está sozinho nessa, muitos laboratórios possuem essa realidade. O grande problema é você não querer mudar!
Existem diversas oportunidades para realizar melhorias em laboratórios. Por meio da redução de custos e da otimização de processos, sem que haja a necessidade de uma mudança radical no que já foi investido, você pode tornar sua empresa mais condizente com o mercado atual.
E você, empresário, o que tem feito para otimizar os processos do seu laboratório?
É sobre otimização de processos que iremos tratar neste artigo, com o objetivo de reduzir os gastos do seu laboratório de análises clínicas.
INTRODUÇÃO
Existe uma frase famosa que foi mencionada pelo empresário Beto Sicupira, no livro Sonho Grande, que diz: “custo é como unha, sempre é necessário cortar”. E ele não está errado, todo gasto na empresa precisa ser avaliado constantemente com o objetivo de se certificar que faz sentido e de avaliar se não há, no mercado, algo semelhante ou com qualidade superior com menor custo. Por exemplo, se, no seu laboratório, você está pagando por uma internet um valor específico mensal e no mercado já existe algo melhor e com menor custo, você está perdendo dinheiro!
O foco do laboratório é o atendimento ao paciente, isso deve constar na missão da sua empresa. Então, todo movimento de melhoria de processos e de corte de gastos deve ser no sentido de melhorar o atendimento ao paciente, com base na qualidade do atendimento, dos materiais aplicados no processo de coleta e na experiência dos clientes.
Mas como reduzir os gastos e manter a qualidade dos serviços prestados? É isso que iremos ver no conteúdo deste artigo.
A TECNOLOGIA COMO ALIADA PARA REDUZIR OS GASTOS
A área de saúde, principalmente os laboratórios maiores, estão passando por uma transformação tecnológica sem precedentes com uso de novas ferramentas, com inteligência artificial, com robôs para execução de tarefas repetitivas e com softwares que são utilizados para integrar processos de diferentes sistemas. A automação dos processos é necessária para o aumento da qualidade, da segurança e para a redução de gastos desnecessários.
Se o seu laboratório ainda está na era do papel, não utiliza os sistemas que contratou de forma adequada (aproveitando todas as funcionalidades que ele pode oferecer), você está ficando para trás nesse processo de transformação digital e de ganho de eficiência dos processos.
Listamos, abaixo, alguns benefícios que os sistemas de gestão de laboratórios podem gerar para o seu negócio:
- Redução do uso de papel e de arquivos físicos;
- Integração de dados com laboratórios de apoio, diminuindo, assim, o custo e o tempo na troca de informações;
- Controle de estoque em tempo real, otimizando as compras de recursos necessários para atendimento ao paciente e, consequentemente, o fluxo de caixa do laboratório;
- Emissão de demonstrativos financeiros a qualquer tempo, evitando, com isso, o gasto com tempo para elaboração de planilhas em Excel;
- Comunicação ágil com o paciente, seja para a entrega de resultados, para a felicitação pelo seu aniversário ou para uma solicitação de recoleta.
Esses são alguns poucos exemplos de benefícios que a tecnologia pode trazer para o seu laboratório de análises clínicas. É importante estar atento à evolução das tecnologias voltadas para laboratórios, avaliando sempre o que faz sentido para a sua empresa ou não, principalmente quando se trata de reduzir os gastos.
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DESPERDÍCIO DE MATERIAIS
Já aconteceu, na sua empresa, o descarte de algum lote de material por estar vencido? Ou a perda de algum material por mau uso dele (funcionários sem treinamento adequado)?
Isso é mais comum do que imaginamos, mas a boa notícia é que, com investimento em sistema e em treinamento, você pode virar esse jogo!
Veja, os sistemas de gestão normalmente possuem módulo de estoque que controlam as datas de vencimento dos lotes adquiridos, com o intuito de avisar quando um lote está perto de vencer. Isso ajuda na organização do estoque do laboratório e no uso dos materiais.
Além disso, é importante investir em treinamento para os funcionários. O uso correto de materiais não elimina somente a possibilidade de desperdício de materiais, mas garante também a qualidade na realização da coleta nos pacientes, evitando, desse modo, o custo desnecessário com a recoleta, sem falar no incômodo que gera para o paciente.
PROCESSOS MANUAIS
Muitos laboratórios de análises clínicas ainda controlam a movimentação de estoque do posto de coleta ou de filiais de forma manual, e isso pode impactar as estratégias que têm como finalidade reduzir os gastos. Além disso, as solicitações de compras de materiais são realizadas pelo WhatsApp, com grande risco de a solicitação se perder nas conversas do grupo.
Outro ponto importante é o controle financeiro, que até hoje ainda é feito de forma manual na maioria dos laboratórios, tentando elaborar ou usar planilhas mirabolantes que, no final das contas, não dizem nada. Não conseguem responder qual a margem de contribuição de cada posto de coleta para o pagamento das despesas fixas da matriz ou se o posto de coleta é viável, financeiramente falando.
Esses processos manuais, muitas vezes, são realizados pelo próprio dono do laboratório ou por pessoas importantes no quadro de funcionários. O tempo desperdiçado nesses processos poderia estar sendo utilizado para coisas mais importantes para a empresa. O dono poderia estar trabalhando na área de marketing do laboratório ou na parte comercial. O funcionário com posição importante na empresa poderia estar treinando os funcionários mais novos para a melhoria da qualidade do atendimento ao paciente.
Veja que os gastos estão em todo lugar: no tempo perdido, no processo realizado de forma errada, na perda de materiais, na compra emergencial etc.
Lembre-se, tempo é dinheiro!
CONTE COM UMA CONSULTORIA
Saiba que você não vai conseguir fazer o seu laboratório de análises clínicas crescer e melhorar os processos sozinho, isso é impossível.
Contar com uma consultoria especializada a fim de avaliar os processos, de sugerir melhorias, alternativas que contribuam para reduzir os gastos e para ajudar na implantação das sugestões é crucial se você quer mais sucesso no seu negócio.
A ARVI Consultoria possui expertise no mapeamento dos processos de negócios dos laboratórios de análises clínicas e podemos ajudar sua empresa com nossas soluções.
Veja, abaixo, alguns benefícios do mapeamento dos processos:
- Documentar o processo;
- Prover treinamento;
- Estabelecer padrões de trabalho;
- Automatização;
- Identificar oportunidades de melhoria.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para tornar os processos do seu laboratórios mais ágeis, seguros e práticos e para reduzir os gastos desnecessários!
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