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Aprenda a obter relatórios estratégicos para o seu negócio a partir do seu sistema de gestão
Informações importantes que vão ajudar você a entender por que sua empresa precisa contar com um sistema de gestão
Um problema comum, na grande maioria das empresas, é ter relatórios estratégicos obtidos diretamente do seu sistema de gestão.
Você também passa ou já passou por isso? Já sentiu dificuldade em analisar os relatórios que o seu sistema de gestão oferece?
Se esse assunto faz sentido para você, leia este artigo e veja como resolver esse problema!
A importância do input dos dados no sistema de gestão
Nossa empresa de consultoria já atendeu inúmeros clientes, e uma situação que nem sempre os gestores conseguem enxergar é a importância do input correto dos dados no sistema de gestão.
Ora, se os dados inseridos no sistema de gestão não estão corretos, se o input é realizado apenas para “cumprir tabela”, os relatórios irão refletir informações incorretas. E é nesse ponto que precisamos atuar a fim de que os relatórios tragam informações de qualidade para a tomada de decisão!
É necessário revisar o processo de inserção das informações no sistema para verificar se:
- Os dados inseridos no sistema estão corretos;
- Todos os campos necessários para que os relatórios demonstrem com qualidade a informação estão sendo preenchidos;
- O profissional que está inserindo os dados no sistema de gestão possui conhecimento sobre o impacto que o seu trabalho tem sobre as informações utilizadas pela gestão da empresa;
- As tabelas do sistema atendem plenamente às necessidades da empresa.
Responder a essas perguntas é fundamental para que a sua empresa obtenha relatórios que demonstrem a sua real situação, que tenham qualidade e que possam ser utilizados para a tomada de decisão por parte da alta gestão.
O plano de contas e de centros de custos
Veja abaixo como o plano de contas e de centros de custos é fundamental para os relatórios do seu sistema de gestão.
Plano de contas
Um plano de contas bem-estruturado deve permitir a geração de informações para seus diversos usuários, sejam eles internos (administração, conselhos, gerentes, empregados) ou externos (acionistas, governo, órgãos reguladores, fornecedores, clientes e bancos).
Quando falamos de plano de contas contábil (muitos sistemas só trabalham com plano de contas financeiro), ele deve ser desenvolvido por um profissional que entenda do negócio da empresa, do sistema utilizado, bem como das necessidades da diretoria no que diz respeito às informações gerenciais e que esteja atualizado quanto às normas contábeis e fiscais.
Com um plano de contas bem-feito, sua empresa terá relatórios mais estruturados e com uma linguagem com a qual todos estão acostumados!
Plano de centros de custos
O plano de centros de custos, normalmente, é utilizado para segregar os custos de cada área da empresa. Também é utilizado quando é necessário apurar o resultado de alguma unidade de negócio, projeto ou até mesmo produto que a empresa venda.
Porém, um grande problema encontrado nas empresas é a falta de padronização na criação dos centros de custos. Isso acontece quando a empresa não possui uma pessoa que conheça o conceito do plano de centros de custos e acaba utilizando a tabela para controlar qualquer coisa, sem critério algum. E quem controla tudo acaba não controlando nada!
Não cometa o erro de utilizar o plano de centros de custos de forma desordenada. O centro de custos deve responder à seguinte pergunta: “quem gastou?”. Muitas empresas utilizam o centro de custos para responder à pergunta: “com o que foi gasto?”. Essa pergunta diz respeito à natureza do gasto e deve ser respondida pela conta contábil.
A personalização dos relatórios estratégicos
Uma alternativa muito utilizada pelas empresas é a personalização dos relatórios estratégicos (e até mesmo operacionais). Esse tipo de serviço normalmente é cobrado pelas empresas de softwares, que precificam cada pedido pelo esforço envolvido para entregar o que o cliente deseja.
É indicado solicitar a personalização de relatórios quando o sistema já está com todos os cadastros bem-feitos, parâmetros revisados e equipe treinada para inserir os dados no sistema de forma correta e sabendo o impacto do seu trabalho nos relatórios utilizados pela gestão.
Além disso, é importante que todos os relatórios disponibilizados pelo sistema já tenham sido testados, ou seja, que a equipe já tenha tido a preocupação de conhecer tudo o que o sistema pode oferecer, antes de solicitar a personalização de relatórios! Acredite, já vimos clientes solicitando a personalização de relatórios que já estavam disponíveis no sistema, apenas com poucas variações.
Arvi: a gente trabalha em prol do sucesso do seu negócio
Neste artigo, demonstramos para você, leitor, como ter relatórios estratégicos na sua empresa, qual o caminho você precisa percorrer para tê-los e quais os benefícios de contar com um plano de contas e de centros de custos bem-elaborado e parametrizado no seu sistema de gestão.
Vimos que o input dos dados no sistema é fundamental para ter relatórios condizentes com a realidade do negócio e a importância de manter sua equipe ciente do impacto do trabalho executado por ela nos relatórios utilizados pela alta gestão da empresa.
A ARVI Consultoria tem ajudado inúmeras empresas a terem relatórios estratégicos, através da revisão dos sistemas de gestão, desenvolvimento de plano de contas e de centros de custos e, também, do treinamento para as equipes.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para entender a sua necessidade e para te ajudar a ter uma gestão eficiente da sua empresa.
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