Índice
Saiba como fazer a implantação do novo sistema de gestão de um jeito certo
Todo profissional que já participou de algum projeto de implantação de sistemas já deve ter passado por problemas durante esse processo.
Um projeto de implantação pode durar anos, dependendo do porte da empresa e do escopo, mas, na grande maioria, em até um ano o projeto é finalizado.
É importante deixar claro que, para o sucesso de qualquer projeto de implantação, é imprescindível que a diretoria da empresa esteja comprometida com o sucesso do trabalho, pois, sem o apoio da alta gestão, os projetos tendem a naufragar.
Leia nosso artigo e entenda o que você deve fazer para evitar problemas durante a implantação do seu novo sistema de gestão.
MAPEAMENTO DOS PROCESSOS
Antes da escolha do seu novo sistema de gestão, você deve ter realizado o mapeamento dos processos de negócios da sua empresa para verificar a aderência do sistema aos processos da empresa, correto?
Se não o fez, talvez ainda dê tempo de executar essa imprescindível atividade, pois, com ela, sua empresa saberá como cada atividade deverá ser executada no novo sistema, quais funcionalidades do novo sistema precisam ser implementadas e quais são as atividades mais complexas que precisam de atenção no momento da parametrização.
Com o mapeamento de processos da sua empresa você economizará, e muito, com horas desnecessárias gastas por consultores de implantação.
ELABORE UM BOM PLANEJAMENTO
O planejamento é a primeira fase do projeto a ser executada, na qual deve ser gasto o tempo necessário para detalhar todas as atividades a serem realizadas durante o trabalho.
Se o planejamento for bem-feito, toda a equipe saberá exatamente o que fazer, como fazer e quando fazer. Sem ele, todos ficarão perdidos, correndo atrás do tempo (e dinheiro) perdido e executando atividades que não precisariam ou deveriam ser executadas.
No planejamento você deve considerar os recursos disponíveis para o projeto de implantação, o tempo que será gasto em cada atividade e as entregas de cada pessoa envolvida no projeto.
Além disso, devem ser planejadas reuniões periódicas com a equipe de implantação para acompanhamento do andamento dos trabalhos, análise de atrasos, tomada de decisões e planos de ações de curta duração para atacar os gargalos que venham a surgir.
TREINAMENTO DA EQUIPE
A melhor forma de manter sua equipe motivada para realizar as atividades do projeto e do dia a dia é com treinamentos, sabia?
Uma dúvida muito comum durante o processo de implantação é sobre o momento de oferecer treinamento para os usuários do sistema (gestores também!).
A maioria das empresas que comercializam softwares de gestão apostam que os treinamentos devam acontecer em um momento antes da homologação do sistema, para que haja tempo de os usuários conhecerem a ferramenta e homologuem a funcionalidade do sistema.
Porém, é muito comum que os usuários comecem a trabalhar com o sistema após a homologação e tenham dúvidas básicas sobre o uso da ferramenta, pois já esqueceram tudo que “aprenderam” durante os treinamentos. Já aconteceu isso com você?
Então, não seria melhor oferecer o treinamento para as equipes após a homologação da ferramenta, ou seja, no momento de utilizar o sistema em modo produção? Dúvidas que venham a surgir durante o uso da ferramenta, poderiam ser sanadas no mesmo momento e o usuário aprenderia muito mais. Pense nisso!
HOMOLOGAÇÃO
Normalmente, quem realiza a homologação do sistema são os usuários chaves do projeto, colaboradores das áreas de contabilidade, compras, financeiro e fiscal. Além de consultores contratados para apoiar o cliente durante o processo de implantação.
Esta fase é muito importante para testar o sistema em um cenário real do dia a dia da empresa. Nesta etapa o sistema já estará configurado para o uso, todos os cadastros já devem ter sido realizados e os usuários devem utilizá-lo simulando atividades rotineiras.
É importante testar todas as operações da empresa nesta etapa e não somente as movimentações econômicas ocorridas na empresa durante o período de teste. Relatórios devem ser emitidos, gráficos gerados e integrações com bancos e outros sistemas devem ser realizados.
Ou seja, não deve ser esquecido de testar qualquer função contratada do sistema e por isso é tão importante o planejamento no início do projeto.
CONCLUSÃO
Como vimos, a implantação de um novo sistema não é uma tarefa simples, pois geralmente envolve todos os setores da empresa, o investimento é alto e os prazos são apertados.
Você sabia que a ARVI Consultoria tem a solução ideal para empresas que desejam implantar um novo sistema de gestão?
Entre em contato conosco e vamos conversar sobre nossos serviços de mapeamento dos processos de negócios e parametrização de sistemas ERP.
Acesse o nosso website e conheça nossos serviços. Estamos à disposição para ajudar sua empresa a melhorar a gestão e gerar melhores resultados com a utilização de sistemas de gestão.
