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Aprenda como fazer os lançamentos financeiros no sistema Unilab
Organize e otimize a gestão financeira do seu laboratório realizando os lançamentos financeiros no sistema Unilab
Se você trabalha em um laboratório de análises clínicas e possui o sistema Unilab, porém ainda não utiliza o módulo Gerenciamento Financeiro ou não o utiliza da maneira correta e quer saber mais sobre o módulo, leia nosso artigo.
Ele vai te ajudar a organizar de uma vez por todas a gestão financeira do seu laboratório!
Compartilhe este artigo com outros gestores de laboratórios de análises clínicas. Pode ser útil para eles também!
Acesso ao módulo Gerenciamento Financeiro
Para incluir lançamentos financeiros no módulo siga os passos demonstrados na imagem abaixo:
Veja que existem opções para inclusão de vários tipos de lançamentos:
- Contas a Pagar;
- Contas a Receber;
- Cotação (de compras);
- Lançamento Financeiro;
- Movimentação de Estoque;
- Nota de Entrada;
- Nota de Entrada Livre;
- Recebimento Cartão/Transf.
Vamos esclarecer para que serve cada uma delas.
Mas antes, veja esses artigos que separamos para você e que também irão ajudar a otimizar as finanças e os processos do seu negócio:
- Descubra como utilizar o Módulo Gerenciamento Financeiro do sistema Unilab!
- Fluxo de caixa – Como elaborar e para que serve?
- Consultoria para laboratórios de análises clínicas: conheça as vantagens.
Contas a Pagar
A função dessa opção é incluir as despesas do laboratório que devem ser pagas. Na tela de inclusão existem alguns campos importantes, tais como:
- Número do documento – utilizado para inserir o número do documento que está sendo inserido no contas a pagar. Essa informação é importante no processo de conciliação no fechamento do mês;
- Cliente/Fornecedor – Muito importante para identificar para quem o valor lançado será pago. Normalmente, em relatórios de contas a pagar, o nome do fornecedor é fundamental para os gestores saberem a quem estão pagando ou devendo;
- Descrição – A descrição ajuda a entender a que se refere a despesa. Logo, uma descrição clara e com informações relevantes é muito bem-vinda!;
- Valor da parcela – Este campo é utilizado para inserir o valor da despesa total a pagar ao fornecedor;
- Vencimento – A data de vencimento é muito importante para a gestão do fluxo de caixa. Se essa informação estiver errada, pode comprometer a análise de disponibilidade do laboratório;
- Competência – Esse campo é utilizado para dizer a que período se refere a despesa, o qual pode ser diferente do mês de pagamento (período de Caixa). Essa informação é muito importante para o laboratório que já possui uma gestão mais profissional, com análise de resultado por competência, através da DRE e relatórios gerenciais. Poucos laboratórios possuem essa visão por competência;
- Quantidade de parcelas – É utilizada para os casos de pagamento parcelado. Também é muito importante para a gestão do fluxo de caixa do laboratório;
- Rateio por plano de contas – Quando você precisa distribuir o valor a pagar em mais de uma conta do plano de contas. Por exemplo: Pagamento de reembolso de diversos tipos de despesas;
- Rateio por centro de custos – Utilizado para distribuir o valor a pagar em mais de um centro de custos, possibilitando uma visão gerencial de onde os recursos estão sendo alocados.
Importante mencionar que no menu de Contas a Pagar há opções para alterar um registro, cancelar, quitar, estornar, reparcelar, consultar e rastrear os lançamentos.
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Contas a Receber
A função dessa opção é incluir os valores a receber do laboratório. Na tela de inclusão existem alguns campos idênticos aos da tela de contas a pagar, tendo também as mesmas funções, tais como: (i) número do documento; (ii) cliente/fornecedor; (iii) descrição; (iv) parcelas; (v) valor da parcela; (vi) vencimento; (vii) competência; (viii) plano de contas.
O que é diferente nessa tela de contas a receber é que existe o campo “rateio por posto de coleta”. Este campo é utilizado para informar a qual posto de coleta ou contas a receber se refere. Inclusive pode ser feito o rateio do valor para mais de um posto de coleta.
Cotação
Essa função serve para incluir cotações de compra de produtos. Podem ser elaboradas cotações para mais de um fornecedor e imprimi-las para envio aos fornecedores.
Após a escolha do fornecedor que apresentou a melhor cotação, é possível imprimir as ordens de compra para envio ao fornecedor, que deverá providenciar a entrega dos produtos ao laboratório de acordo com as ordens de compra.
Essa função é pouco utilizada pelos laboratórios menores, pois o processo de compra não é tão estruturado para isso.
Lançamento Financeiro
É utilizado para incluir depósitos em dinheiro realizados nas contas bancárias do laboratório, registrar transferência bancária entre contas, lançamento de despesas diretas (tarifas bancárias, por exemplo) e consulta de valores pagos e recebidos.
Podemos dizer que são lançamentos avulsos, sem relação com contas a pagar e/ou contas a receber.
Movimentação de Estoque
Essa função é utilizada para movimentar itens de estoque do laboratório, podendo ser lançadas saídas diretas (avulsas), consultar entrada de produtos através da importação de nota fiscal eletrônica e entradas manuais de nota fiscal de compra, além das transferências de estoque entre as unidades.
Nota de Entrada
Função utilizada para dar entrada em produtos adquiridos de fornecedores, sendo possível a importação do arquivo XML.
Nesta tela também é possível informar uma competência para a compra, a ordem de compra, o plano de contas (automático, vinculado ao produto), número do lote, quantidade, valor unitário e parcelas.
Nesta tela também é possível realizar o cadastro de novos produtos adquiridos.
A integração com o contas a pagar é automática, isso ajuda a economizar tempo com os lançamentos financeiros.
Nota de Entrada Livre
Função com campos idênticos ao item anterior, porém utilizado para dar entrada em produtos adquiridos que não possuem cadastro em estoque.
Essa função normalmente não é utilizada pelos laboratórios.
Recebimento Cartão/Transf.
Função utilizada para baixar os valores recebidos por meio de cartão e através de transferência bancária (incluído o Pix).
Aqui, nós da ARVI Consultoria deixamos uma provocação para o pessoal do Unilab com o objetivo de melhorar o processo de baixas das parcelas de cartão. Não seria possível fazer uma integração direta com as adquirentes? Outros sistemas já fazem isso.
Deem uma olhada, pois isso consome muito tempo dos colaboradores!
Consultoria para laboratórios de análises clínicas
A ARVI Consultoria pode ajudar você, gestor, na melhoria dos processos do seu laboratório de análises clínicas com a utilização do sistema Unilab, pois sabemos que a falta de tempo e de conhecimento mais aprofundado na área financeira é o motivo pelo qual você não consegue implantar as melhorias que gostaria.
Além disso, temos expertise em outras áreas de negócios que podem fazer bastante sentido para você, como mapeamento de processos e consultoria na parte contábil.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para entender a sua necessidade e lhe ajudar a ter uma gestão eficiente do seu laboratório.
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