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Fechamento financeiro mensal utilizando o sistema Santé Odonto: entenda como você deve proceder
Saber como fazer o fechamento financeiro mensal utilizando o sistema Santé Odonto é fundamental para ganhar maior segurança e praticidade nas operações financeiras de sua clínica odontológica
Se você é dentista e utiliza o sistema Santé, mas gasta muito tempo preparando planilhas financeiras no fechamento do mês e gostaria de utilizar o sistema Santé para realizar essa tarefa, porém não sabe como, este artigo foi feito para você!
Leia o nosso artigo e saiba como isso é possível!
O primeiro passo para realizar o fechamento financeiro
Se você ainda não leu o nosso artigo que o ensina a utilizar o sistema Santé Odonto de forma estratégica na sua clínica odontológica, pare a leitura deste artigo e clique aqui.
Veja também esses outros materiais importantes:
- Consultoria com o uso do sistema Santé Odonto para clínicas odontológicas;
- Consultoria para clínicas odontológicas: conheça as vantagens.
Depois de você ter lido os nossos artigos acima, com certeza, já percebeu a importância da utilização correta do sistema, dos registros, do preenchimento dos campos, dentre outros pontos citados nos artigos mencionados.
Então, vamos ao que interessa: a primeira coisa a ser feita para realizar o fechamento financeiro mensal é ter uma lista de tarefas ou atividades (veja a diferença entre elas aqui) que você realizará durante o fechamento, como, por exemplo:
- Realizar a conciliação bancária;
- Realizar a conciliação dos cartões;
- Realizar a conciliação do(s) caixa(s);
- Analisar as glosas dos convênios e sanar as pendências;
- Verificar se todas as contas fixas foram pagas;
- Garantir que todos os faturamentos para convênios foram realizados;
- Analisar se as comissões pagas aos dentistas estão corretas;
- Exportar tabela do sistema para preenchimento do fluxo de caixa;
- Verificar se os documentos do mês foram disponibilizados para a contabilidade;
- Entre outras atividades.
Viu como assim fica mais fácil executar o fechamento financeiro mensal na sua clínica?
O segundo passo é a conciliação
Na verdade, esse é o primeiro passo do fechamento, o passo anterior é um pré-requisito para executar o processo.
A atividade de conciliação é de suma importância, visto que precisamos nos certificar de que toda movimentação gerada nas contas correntes da clínica odontológica, no caixa e nas maquininhas de cartão, foi, de fato, registrada no Santé em sua totalidade.
Essa primeira etapa deve ser realizada inicialmente por você dentista que está acostumado a realizar o fechamento mensal através de planilhas ou pode ser realizada por uma consultoria que possui expertise no assunto.
O objetivo é dar segurança ao processo financeiro da clínica e não termos problemas com desvios de dinheiro ou falta de registros dos fatos ocorridos.
O terceiro passo é a conferência dos registros realizados (ou não) no sistema Santé
Esse terceiro passo é o mais difícil e o mais importante, porque o objetivo é avaliar se todas as vendas realizadas no mês, os recebimentos, as compras, os pagamentos, enfim, toda a movimentação do mês, de fato, foi registrada no sistema Santé.
Não é porque a sua clínica adquiriu insumos ou realizou a contratação de um serviço a prazo que não se deve lançar no sistema o valor a pagar — pelo contrário, se quisermos ter previsibilidade de entradas e saídas em nosso fluxo de caixa, devemos lançar todos os fatos ocorridos no mês na sua clínica odontológica!
E quando falamos que devemos analisar tudo, é tudo mesmo; sabe aquele faturamento que a sua clínica deve fazer para os convênios? Sim, ele deve ser faturado no prazo acordado, pois pode impactar o seu fluxo de caixa.
Da mesma forma, devemos nos certificar de que todas as notas fiscais dos pacientes atendidos no mês foram emitidas, bem como de que todas as pendências apontadas pelos convênios foram sanadas.
O quarto passo é a geração de informação a partir do sistema Santé
Após esse trabalho minucioso de conciliação e conferência da movimentação ocorrida na clínica odontológica, agora é preciso transformar os dados que constam no sistema em informação para que você, dentista, possa tomar as decisões com base em fatos.
A informação primordial para a sua clínica odontológica com certeza é o fluxo de caixa: esse relatório demonstra entradas e saídas, previstas e realizadas, e pouca gente o utiliza, se perguntando para onde o dinheiro da clínica está indo.
Não cometa esse erro, utilize o fluxo de caixa como um relatório estratégico para você tomar as melhores decisões e na hora certa!
Quem não gosta de gráficos, não é? Então, se você puder gerar gráficos a partir destes dados, é muito mais fácil a visualização. Invista nisso!
E, para finalizar, não menos importante é sua contabilidade, com ela em dia você fica tranquilo e não terá problemas com o Leão.
Organize a documentação (extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de pagamento, cupons, relatório de caixa etc.) que será disponibilizada para a sua contabilidade e faça isso de forma digital, fuja do trânsito de documentos em papel, ele pode se perder, e você poderá ter problemas futuros.
Escaneie seus documentos e compartilhe com a sua contabilidade, veja como preferem visualizar os documentos e quais são os documentos necessários para seu pessoal.
Conte com uma consultoria para clínicas odontológicas
A ARVI Consultoria pode ajudar você, dentista, na melhoria dos processos da sua clínica odontológica com a utilização do sistema Santé Odonto, pois sabemos que a falta de tempo e de conhecimento nessas áreas burocráticas é o motivo pelo qual você não consegue implantar as melhorias que gostaria.
Além disso, temos expertise em outras áreas de negócios que podem fazer bastante sentido para você, como a elaboração do fluxo de caixa, a melhoria de processos e a consultoria na parte contábil.
Entre em contato conosco, estamos à disposição para entender a sua necessidade e lhe ajudar a ter uma gestão eficiente da sua clínica odontológica.
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