Você sabe a diferença entre Mapeamentos de Processos e Gestão por Processos?
Acabe com a dúvida quando o assunto são as diferenças entre o mapeamento de processos e a gestão por processos
É bastante comum a confusão sobre os conceitos de mapeamento de processos e de gestão por processos.
Gerenciar processos é vital para qualquer empresa, seja para documentar o processo, prover treinamentos, estabelecer padrões de trabalho, identificar oportunidades de melhorias, automatização, desenhar um novo processo ou medir desempenho.
Mas, você sabe qual a diferença entre o mapeamento de processos e a gestão por processos?
Neste artigo, iremos discorrer sobre cada um deles e, ao final, você saberá, de forma fácil, diferenciar um do outro.
Vamos ao que interessa!
O MAPEAMENTO DE PROCESSOS
O mapeamento de processos é uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações. O objetivo do mapeamento de processos, com a utilização de fluxogramas e diagramas, é fazer a análise (estudo) inicial de um processo ou dos processos existentes em uma empresa a fim de definir o estado atual do fluxo das atividades e entender se estão de acordo com os objetivos do negócio e o planejamento estratégico definido pela alta gestão.
O mapeamento consiste em: (i) entrevistas (entendimento do trabalho) com colaboradores chaves dos processos das áreas da empresa (financeira, comercial, administrativa, contábil, fiscal etc.); (ii) fluxogramação ou diagramação (desenho dos processos levantados) com o uso de softwares específicos (Visio, Bizagi, Lucidchart, Draw.io, Heflo, entre outros); e (iii) validação com os usuários chaves de cada desenho elaborado.
Conforme adotado universalmente, um processo deve ser visto como algo que tem INÍCIO, MEIO e FIM, ou seja, a sua comunicação deve ser completa para que haja condições de análises pontuais. Caso haja necessidade de mais detalhamentos em um determinado fluxograma e/ou diagrama, devem ser feitas conexões (relacionamentos) indicadas com simbologia própria. Os fluxogramas são elaborados priorizando as atividades (não entrando em detalhes de tarefas).
Resumidamente, o mapeamento de processos é a primeira etapa a ser conduzida para a implementação de uma gestão por processos. Essa primeira etapa, por sua vez, tem a função de estudo e entendimento das lógicas inseridas na cadeia de informações e insumos, viabilizando, posteriormente, a implementação de ações de otimização e manutenção dos processos.
A GESTÃO POR PROCESSOS (BPM)
Antes de explicar o conceito, é preciso deixar claro que há uma grande diferença entre gestão de processos e gestão por processos.
Enquanto a primeira se concentra na melhoria dos processos existentes em uma organização, a segunda é uma forma de gerir uma empresa com base nos processos, independente da área na qual ele seja executado, ou seja, a visão tradicional de gerir uma organização por áreas (comercial, compras, financeiro, RH, contabilidade, produção, fiscal etc.) deixa de existir e a organização passa a ser gerida com base nos processos.
Na gestão de processos, os recursos são alocados nas áreas e os gestores decidem como utilizá-los. Muitas vezes, isso significa beneficiar as metas do setor, ao invés do objetivo geral do negócio.
A gestão por processos (BPM – Business Process Management) consiste essencialmente em uma quebra desse paradigma funcional, propondo uma visão interfuncional de como os processos ponta-a-ponta poderiam ser mais bem geridos, visando eliminar os efeitos maléficos dos conflitos existentes entre as áreas da empresa (cada área visa seu próprio interesse, geralmente com uma visão limitada de toda a cadeia produtiva).
A gestão por processos é uma mudança filosófica da maneira de gerenciamento da organização (pelos seus gestores). Essa forma de gestão é focada nos processos para atender aos anseios do cliente e a empresa passa a ter “donos de processo” ao invés de “gerentes de departamento”. A sua implementação depende muito da vontade da direção da empresa em vencer a resistência das áreas. Sem dúvida alguma, a gestão por processos gera otimização do trabalho e maior qualidade na entrega dos produtos ou serviços ao cliente.
CONCLUSÃO
Se você chegou até aqui, parabéns! Significa que você se interessou pelo assunto e que o nosso artigo fez sentido para você.
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Como vimos, o mapeamento de processos é parte essencial da gestão por processos e é de suma importância para a empresa conhecer bem como são realizadas suas atividades e quais são os pontos de melhoria. Sabemos que há diversos benefícios em realizar esse trabalho, mas o nosso foco neste artigo foi somente demonstrar a diferença entre um e outro.
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